OM REPRÆSENTANTSKABET

Repræsentantskabet er stedet, hvor foreningens demokrati slår helt igennem. Her vælger de delegerede fra lokalafdelingerne eksempelvis bestyrelsen, og der er anledning til at stille spørgsmål og rejse debat om bestyrelsens overvejelser og beslutninger.

Her på siden vil vi forsøge at skitsere forretningsordenen for SABUS’ repræsentantskab. Igennem foreningens levetid, er der på mange områder opstået en form for præcedens – altså at vi gør som vi gør, fordi vi altid har gjort det på den måde. Hensigten med dette dokument er, dels at skabe klarhed over dette, dels at tvinge os selv til at overveje, om det vi har de mest hensigtsmæssige principper for vores forening.

Forretningsordenen er beskrevet i april 2019. Den er baseret på for udarbejdelsens gældende tidspunkts aktuelle vedtægter. Der tages derfor forbehold for eventuelle vedtægtsændringer eller forandringer i praksis.

Forretningsordenen er vejledende.

Indkaldelse

Indkaldelsen til repræsentantskabet indledes typisk af landslederen, som senest 6 måneder før afholdelsen, har fastsat datoen og gjort opmærksom på den i foreningens til en hver tid gældende kommunikationsplatforme.

Indkaldelsen sendes til samtlige medlemmer gennem foreningens medlemsblad, nyhedsbrev eller anden aktuel kommunikationsplatform. Derudover distribueres den også direkte til lokalafdelingernes ledere via mail eller lign. Indkaldelsen indeholder invitationen, den gældende dagsorden jf. vedtægterne, og gerne med uddybende beskrivelse af deadlines i forbindelse med eksempelvis indkomne forslag.

Repræsentantskabet begynder lokalt

Repræsentantskabet er først og fremmest medlemmernes. Det betyder, at det er din lokale forenings opgave at sikre at demokratiet fungerer lokalt hos jer.

I skal hvert år indkalde alle jeres medlemmer og støttemedlemmer til generalforsamling. I det forum skal der vælges fra 1 til 3 delegerede afhængigt af lokalforeningens størrelse. Det er hensigtsmæssigt at vælge personer, som kan komme, og fra bestyrelsens side, opfordrer vi til, at der primært vælges delegerede under 30 år, da SABUS er en ungdomsforening.

Inden mødet

Bestyrelsen eller landslederen gør sig nogle tanker om hvem, man forestiller sig, kunne være en god ordstyrer ved repræsentantskabet. Denne person spørges og får, ved positiv tilbagemelding, en gennemgang af forventninger og krav til opgaven. Nærværende dokument er en del af denne gennemgang. Det understreges, at forslaget udelukkende er et forslag til generalforsamlingen, som helt suverænt og frit evt. kan vælge en anden ordstyrer end den foreslåede. Årsagen til denne forberedelse er, at have givet mulighed for at en eventuel ordstyrer har haft mulighed for at forberede sig og dermed have overblik over hvordan emnerne på dagsordenen bedst gennemgås.

Derudover er det landslederens ansvar at sikre sig, at en referent på mødet får stillet en computer til rådighed, som bruges til at tage referat. Man kan ligesom med ordstyreren vælge at anbefale en allerede spurgt referent på repræsentantskabet.

“Det understreges, at forslaget udelukkende er et forslag til generalforsamlingen, som helt suverænt og frit evt. kan vælge en anden ordstyrer”

Åbning af repræsentantskabet

Formanden for bestyrelsen eller landslederen (afholderen) byder alle fremmødte velkommen.

Efter eventuelle praktiske informationer foreslår afholder, at repræsentantskabet går til første punkt på dagsordenen med valg af formand og referent med forslaget for den i forvejen spurgte kandidat. Når ordstyreren er blevet valgt, giver afholderen ordet til denne, som færdiggør første punkt, og som i resten af mødet sørger for at sikre at procedurer for repræsentantskabet bliver afholdt.

Ordstyreren sikrer sig at indkaldelsen overholder gældende betingelser og er sendt ud i tide, og at der derudover ikke er andre forhold, der giver anledning til at repræsentantskabet ikke kan fortsætte. Er dette tilfældet, erklærer ordstyreren repræsentantskabet for formelt åbent.

Inden den officielle dagsorden indledes, danner ordstyreren sig overblik over fremmødte delegerede fra lokalafdelingerne. Det er vigtigt at sikre at hver lokalafdeling kun stiller med det efter vedtægterne gældende antal delegerede, hvorefter stemmesedler og valgkort uddeles til pågældende.

Ved repræsentantskabet er der præcedens for at alle fremmødte har taleret men at det kun er delegerede, der kan stemme. Ingen er ex officio (stemmeberettigede i kraft af deres funktion/ansættelse mv.), heller ikke landslederen, bestyrelsesmedlemmer etc. med mindre vedtægterne giver udtryk for andet.

Referatet fra forrige repræsentantskab gennemgås og der stemmes med håndsoprækkelse om godkendelse.

Herefter indledes gennemgangen af den gældende agenda.

“Ved repræsentantskabet er der præcedens for at alle fremmødte har taleret men at det kun er delegerede, der kan stemme”

Et øjeblik med Gud

SABUS er en kirkelig ungdomsorganisation. Derfor er der god tradition for at forsamlingen begynder med at samle tankerne et øjeblik og bruge lidt tid på opløftende tanker og ord, som afsluttes med en bøn. Typisk er det landslederen eller Adventistkirkens udpegede bestyrelsesmedlem, som taget ansvar for dette.

Emner til debat

For hvert punkt på dagsordenen er der mulighed for at stille spørgsmål eller debatere inden for rammerne af det pågældende punkt. Nogle punkter vil i deres natur have større potentiale for en debat end andre. Fælles for alle punkter er, at de skal ende ud i en afstemning eller en godkendelse.

Som eksempel skal formandens rapport, som er skrevet af bestyrelsesformanden, læses op. Derefter spørger ordstyreren om der er spørgsmål og kommentarer til rapporten.

Det er ordstyrerens opgave at holde en talerække og at sikre sig at de fremmødte holder sig inden for dagsordenens emner. Derudover skal ordstyreren tilstræbe, at et så bredt udvalg af fremmødte som muligt, kommer til orde. Traditionelt vælger ordstyreren at debattere et emne “færdigt” før der åbnes for en ny kommentar eller et nyt spørgsmål.

Punktet afsluttes ved at ordstyreren spørger forsamlingen om rapporten godkendes. De delegerede tilkendegiver dette ved håndsoprækning.

Afstemning/godkendelse

Fælles for alle punkter er, at de afsluttes med afstemning eller godkendelse.

En undtagelse kan være punktet med indkomne forslag, som kun er aktuelt, hvis der senest 14 dage før repræsentantskabet er kommet indkomne forslag til dagsordenen.

Afstemning kan gøres ved håndsoprækning eller ved skriftlig afstemning. Er der stemmelighed ved håndsoprækning, kan der åbnes for yderligere dialog eller ordstyrer kan gå til skriftlig afstemning.

Valg af bestyrelse

Valg af bestyrelsen er en proces, som bliver indledt på det foregående repræsentantskab. I det følgende beskrives den vejledende arbejdsgang for det stående bestyrelsesudvalg.

  • Udvalget foreslås ved navneopråb på repræsentantskabsmødet, hvorefter én person på repræsentantskabsmødet udpeges til at kontakte de pågældende. Hvis ikke det er muligt at nedsætte udvalget på repræsentantskabsmødet, skal udvalget være nedsat ultimo april.
  • Udvalget formulerer og udgiver et stillingsopslag, der i korte træk beskriver et bestyrelsesmedlems opgaver og ansvar (max ½ side). Stillingsopslaget drøftes med SABUS’ bestyrelse. Ultimo september.
  • Udvalget modtager henvendelser fra enhver, der ønsker at være bestyrelsesmedlem eller gerne vil foreslå en anden person som bestyrelsesmedlem. Ultimo december.
  • Udvalget undersøger om bestyrelsesmedlemmer på valg ønsker at genopstille.
  • Udvalget udvælger og sammensætter et forslag til nye bestyrelsesmedlemmer. Ultimo februar.
  • Udvalget indhenter samtykke fra foreslåede nye bestyrelsesmedlemmer forud for repræsentantskabsmødet.
  • Udvalget leverer et samlet forslag til nye bestyrelsesmedlemmer til repræsentantskabsmødet. Ultimo marts.
  • Udvalget giver kort begrundelse for forslaget af nye bestyrelsesmedlemmer, med hensyn til det enkelte bestyrelsesmedlems kvaliteter.
  • Udvalget kan til enhver tid afvige fra denne vejledende forretningsorden, så længe at udvalget:
    1. har til hensigt at skabe større åbenhed og gennemsigtighed, og
    2. i øvrigt kommunikerer åbent omkring den ændrede forretningsorden.
  • Udvalgets tidsforbrug beløber sig til 2-3 årlige møder (evt. online) foruden løbende telefonisk eller fysisk kontakt til potentielle fremtidige bestyrelsesmedlemmer.

Resultatet af udvalgsarbejdet fremlægges til afstemning på repræsentantskabet.

Det stående udvalg

Det stående udvalg, som arbejder mellem repræsentantskaberne, blev vedtaget som resultat af et indkommet forslag på repræsentantskabet i 2019 i Odense.

Baggrunden for forslaget var, at man ville have mulighed for at komme bredere ud i foreningen, hvis vi ikke var afhængige af, at tilfældige medlemmer skulle kunne modtage opkald i den times tid, udvalget har til at foreslå og få af- eller bekræftelse fra udvalgets forslag.

Afslutning

Det sidste punkt på dagsordenen er punktet “Eventuelt”. Punktet er åbent for fremmødte, som har spørgsmål eller kommentarer til foreningens drift. Alt hvad der bliver taget op under punktet vil have karakter af information eller forespørgsler. Intet under eventuelt kan vedtages af repræsentantskabet. Ønskes et emne taget op til behandling og evt. afstemning, skal det være indleveret til bestyrelsen senest 14 dage inden repræsentantskabet som et indkommende forslag under det pågældende punkt.

Det er ordstyreren som afslutter generalforsamlingen og lukker denne ved at spørge fremmødte, om det kan godkendes.

“Ønskes et emne taget op til behandling og evt. afstemning, skal det være indleveret til bestyrelsen senest 14 dage inden repræsentantskabet”

Ordstyrerens agenda

Skal man skitsere ordstyrerens agenda, vil den kunne komme til at se nogenlunde sådan ud:

  1. Velkomst (landsleder eller bestyrelsesformand)
  2. Andagt (landsleder eller anden udpeget person)
  3. Åbne repræsentantskabet (landsleder eller bestyrelsesformand)
  4. Valg af ordstyrer
  5. Repræsentantskabets lovlighed
  6. Valg af referent
  7. Valg af stemmetællere
  8. Fremlæggelse af seneste repræsentantskabsreferat
  9. Godkendelse af seneste repræsentantskabsreferat
  10. Fremlæggelse af formandens beretning
  11. Godkendelse af formandens beretning
  12. Fremlæggelse af regnskab
  13. Godkendelse af regnskab
  14. Fremlæggelse af budget
  15. Godkendelse af budget
  16. Fastlæggelse af kontingent
  17. Godkendelse af kontingent
  18. Valg af revisionsselskab
  19. Godkendelse af revisionsselskab
  20. Fremlæggelse fra det stående forslagsudvalg
  21. Mulighed for kommentarer til forslagsudvalget
  22. Godkendelse af medlemmer til bestyrelsen
  23. Behandling og afstemning af indkomne forslag af indkomne forslag
  24. Evt.
  25. Lukke repræsentantskabet